Um diese Funktion nutzen zu können, sind eine oder mehrere der folgenden Rollen erforderlich:
Projektmanager
Inhaltsverzeichnis
Zweck und Funktion
Eine Aufgabe ist Teil einer Phase und enthält Post-its.
Aufgaben beschreiben in der Regel, welche Tätigkeit ausgeführt wird. Dabei ermöglichen sie unter anderem das Hinzufügen eines Verantwortlichen und weiterer Informationen. Anhand der Post-its legen Sie anschließend fest, wann die Tätigkeit tatsächlich ausgeführt wird und wie viele Tage sie dauert.
Mit Aufgaben stellen Sie außerdem sicher, dass Informationen oder Änderungen zur Tätigkeit an die richtige Person kommuniziert werden. Dies geschieht durch das Zuweisen eines Verantwortlichen.
Einstellungen
Aufgabendetails
Aufgabenname: Der Name der Tätigkeit, sichtbar in der Aufgabenliste und auf den Post-its.
Verantwortlicher: Die ausführende oder verantwortliche Person der Aufgabe. Eine als Verantwortlicher eingestellte Person erhält automatische Benachrichtigungen von KYP, z. B. bei Änderungen.
Durchlaufzeit: Die Anzahl der Tage, die die Tätigkeit dauert. Einstellbar durch Angabe der Tagesanzahl oder eines Von- und Bis-Datums. Die Durchlaufzeit wird als Post-its in der Planung angezeigt und kann sowohl hier als auch durch Anlegen von Post-its bestimmt werden.
Durchlauf während: Legt fest, ob die Durchlaufzeit bzw. Post-its auch an arbeitsfreien Tagen oder Ausfalltagen stattfinden soll.
Erinnerungen
Zusätzlich zur regulären Aufgabenkommunikation können Sie Erinnerungen einrichten, um den Verantwortlichen gezielt zu benachrichtigen.
In den Projekteinstellungen können u. a. Reaktionszeiten und Standarderinnerungen definiert werden.
Status
Gibt Auskunft über den Anteil der abgehakten Post-its und die geleisteten Stunden.
Weitere Einstellungen
| Bewohneraufgabe | Wenn Sie das Bewohnermodul nutzen, können Sie hier festlegen, dass es sich um eine Bewohneraufgabe handelt und weitere Angaben machen. |
| Vertragsdruck | Legen Sie pro Aufgabe fest, ob sie im Vertragsdruck enthalten sein soll. |
| Dokumente | Laden Sie aufgabenbezogene Dokumente hoch oder rufen Sie bereits hochgeladene Dokumente auf. |
| Hyperlink | Fügen Sie Links hinzu, die z. B. auf wichtige Informationen zur Aufgabe verweisen. |
| Zuschauer | Fügen Sie eine Person als Zuschauer hinzu, der eingeschränkte Rechte erhält. |
| Schnell öffnen | Öffnen Sie aufgabenbezogene Seiten direkt. |
Aufgaben erstellen, bearbeiten, kopieren und löschen
Erstellen
- Importieren Sie Aufgaben in eine leere Planung (ohne bestehende Aufgaben), indem Sie oben im Bildschirm auf „PLANUNG IMPORTIEREN“ klicken.
- Erstellen Sie Aufgaben über die Schaltfläche „+ AUFGABE“ oben im Bildschirm oder am unteren Ende der Aufgabenliste.
- Erstellen Sie eine Phase-Aufgabe, indem Sie oben auf „+ AUFGABE“ klicken und diese per Drag & Drop in die gewünschte Phase ziehen.
- Erstellen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, indem Sie eine externe Aufgabenliste kopieren, in der Aufgabenliste auf „+ AUFGABE“ klicken, einfügen und ENTER drücken.
Beispiel für das Einfügen aus Excel:
Bearbeiten, kopieren und löschen
- Bearbeiten Sie eine Aufgabe, indem Sie sie anklicken, Änderungen vornehmen und auf „Speichern“ klicken.
- Bearbeiten Sie mehrere Aufgaben, indem Sie diese markieren und oben rechts im Bildschirm auf „BEARBEITEN“ klicken. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Aufgaben KOPIEREN oder LÖSCHEN.
- Wählen Sie eine zusammenhängende Aufgabenreihe aus, indem Sie die Shift-Taste gedrückt halten und die erste sowie letzte Aufgabe markieren.
- Wählen Sie alle Aufgaben aus, indem Sie oben in der Aufgabenliste neben „Nr.“ das Auswahlkästchen aktivieren.
- Wählen Sie eine gezielte Aufgabenauswahl, indem Sie zunächst FILTERN und anschließend alle gefilterten Aufgaben markieren.