Teilnehmer verwalten in KYP Project

Inhaltsverzeichnis

• Zweck und Funktion
• Rollen zuweisen und verwalten
• Farbeinstellungen für Teilnehmer
• Teilnehmer zu einem Projekt hinzufügen
• Teilnehmer entfernen
• Teilnehmer aus einem früheren Projekt übernehmen
• Mitleser

Zweck und Funktion

Teilnehmer sind Personen, die Zugriff auf ein Projekt in KYP Project haben. Je nach Rolle können sie die Planung einsehen, Aufgaben verwalten oder lediglich mitlesen. Durch die Zuweisung von Aufgaben an Teilnehmer werden diese automatisch per E-Mail über relevante Aktivitäten und Änderungen informiert. Dies sorgt für eine effiziente und zeitgerechte Kommunikation – ganz ohne manuellen Aufwand.

Rollen zuweisen und verwalten

Jeder Teilnehmer erhält eine Rolle, die definiert, welche Rechte und Zugriffsbereiche ihm im Projekt zur Verfügung stehen. Die Rolle bestimmt beispielsweise, ob eine Person Aufgaben erstellen darf, Analytics einsehen kann oder ausschließlich Lesezugriff auf die Planung erhält. Rollen können jederzeit über das Teilnehmermenü geändert werden.

Mehr zu verfügbaren Rollen und Berechtigungen finden Sie hier.

Farbeinstellungen für Teilnehmer

Teilnehmern kann eine Farbe zugewiesen werden, die bei der Anzeige ihrer Post-its verwendet wird.

• Dieselbe Farbe kann mehreren Teilnehmern zugewiesen werden.
• Beim Zuweisen sehen Sie, wie viele Teilnehmer diese Farbe bereits nutzen.
• Die Farbe wird automatisch auf alle Post-its angewendet, für die der Teilnehmer als Verantwortlicher eingetragen ist.

Teilnehmer zu einem Projekt hinzufügen

1. Öffnen Sie das Projekt und navigieren Sie zum Tab „Teilnehmer“.
2. Klicken Sie auf „+ TEILNEHMER“.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der betreffenden Person ein.
   • Ist die Adresse bereits bei KYP bekannt, werden Name und Vorname automatisch angezeigt.
   • Andernfalls erhält die Person eine Einladung zur Kontoerstellung.
4. Wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
5. Wählen Sie eine Post-it-Farbe.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Nach dem Hinzufügen erhält die Person eine E-Mail-Einladung zur Teilnahme am Projekt.

Teilnehmer entfernen

Teilnehmer können jederzeit entfernt werden – auch wenn sie aktuell als Verantwortliche einer Aufgabe zugewiesen sind.

Beim Entfernen gilt:

• Der Teilnehmer wird vollständig aus dem Projekt entfernt
• Die Zuweisung zu Aufgaben entfällt automatisch
• Die zugewiesene Farbe wird aus den Post-its entfernt
• Aufgaben und Post-its bleiben unverändert bestehen – auch wenn diese bereits bearbeitet wurden

Teilnehmer aus einem früheren Projekt übernehmen

Um Zeit zu sparen, können Teilnehmer (inklusive ihrer Rollen) aus einem vorherigen Projekt übernommen werden:

1. Öffnen Sie das Tab „Teilnehmer“
2. Klicken Sie auf „+ VORHERIGES PROJEKT“
3. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus
4. Markieren Sie die Teilnehmer, die übernommen werden sollen
5. Passen Sie bei Bedarf die Rolle an
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“

Mitleser

Es ist ebenfalls möglich, sogenannte Mitleser hinzuzufügen.
Sowohl Mitleser als auch Teilnehmer mit der Rolle „Nur Lesezugriff“ können die Planung vollständig einsehen – aber nur Mitleser erhalten Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen.

Wenn z. B. ein zusätzlicher Ansprechpartner eines Subunternehmens informiert bleiben soll, können Sie ihn als Mitleser zu spezifischen Aufgaben hinzufügen.
Der Mitleser erhält dann nur Updates zu den Aufgaben, denen er direkt zugewiesen ist.

So fügen Sie einen Mitleser hinzu:

1. Klicken Sie auf eine Aufgabe

2. Wechseln Sie zum Tab „Extra“

3. Geben Sie unter „Mitleser“ die E-Mail-Adresse der betreffenden Person ein