KYP Process: Snelstartgids (Beheerders)

Inhoudsopgave

• Registreren
• Persoonlijk- en Bedrijfsprofiel aanmaken
• Beheerder versus gebruiker
• Standaard processen aanmaken
• Projecten aanmaken
• Feedback

Registreren

Als je nog geen KYP Process account hebt, kun je hier een account aanmaken.

Persoonlijk- en Bedrijfsprofiel aanmaken

1. Log in op KYP Process.
2. Klik rechtsboven op het profiel-icoon.
3. Vul bij Profiel jouw persoonlijke gegevens aan.
4. Druk onder Bedrijfsprofiel op Aansluiten als jouw bedrijf al binnen KYP Process bekend is en sluit je aan, of:
5. Druk op voor Aanmaken als jouw bedrijf nog niet binnen KYP Process bestaat.
   1. Voer de bedrijfsnaam in en druk op Maak een bedrijf aan.
   2. Druk op Aanmaken.
   3. Voer de bedrijfsgegevens in.

Beheerder versus gebruiker

Beheerder

Je bent Beheerder wanneer je het Bedrijfsprofiel hebt aangemaakt. Je kunt zien of je beheerder bent aan de hand van de schuifknop rechts bovenaan de pagina.

Een Beheerder heeft meer rechten dan een normale gebruiker. Wanneer je deze rol hebt, beheer je jouw bedrijf binnen KYP Process. Je kunt processen opzetten, afdelingen en personen toevoegen, rechten toekennen en feedback bekijken.

Wisselen tussen beheerder en gebruiker

Als Beheerder kan je met de schuifknop rechtsboven in het profiel jouw profiel omzetten van Beheerder naar Gebruiker. Door op de knop te klikken, wissel je tussen de omgeving van de beheerder en die van de normale gebruiker. Hierdoor kun je naast het opstellen van processen, ook als gebruiker deelnemer aan het proces. 

Mensen, afdelingen en rollen

Als beheerder kun je Mensen en Afdelingen aan het Bedrijf toevoegen. Deze Mensen en Afdelingen koppel je uiteindelijk aan een Proces. 

Mensen toevoegen:

1. Klik op Bedrijf.
2. Druk op de tab Mensen en vervolgens op Mensen toevoegen.
3. Voer het e-mailadres van de gebruiker in.
4. Als de gebruiker nog geen KYP Process-account heeft, druk je op Volgende.
5. Voer de gegevens in, koppel aan een afdeling, en druk op Gebruiker uitnodigen. De gebruiker ontvangt een e-mail om de uitnodiging te accepteren.

Afdelingen toevoegen:

1. Klik op Bedrijf
2. Druk op de tab Afdelingen en vervolgens op Nieuwe afdeling.
3. Voer de gewenste naam in en druk op Nieuwe afdeling.

Rollen toevoegen:

1. Ga naar de tab Bedrijf.
2. Klik op Rollen.
3. Klik op Rollen toevoegen en voeg een nieuw rol toe.
4. Klik in het overzicht op een rol om deze te bewerken.

 

Standaard processen aanmaken

Richt je processen in met behulp van ‘Templates’. Templates zijn standaardprocessen die je binnen het bedrijf keer-op-keer kan gebruiken. Elke template is opgebouwd uit fases, met daarin mijlpalen en daarna taken.

Template aanmaken:

1. Ga naar de tab Processen.
2. Klik op de gele knop Nieuw proces.
3. Voer een naam en omschrijving in.

Fases, mijlpalen en taken toevoegen:

1. Klik op de tab Processen op de naam van een proces.
2. Voeg eerst fases, dan mijlpalen en vervolgens taken toe:
   1. Fases: De fases die veel voorkomen binnen jouw bedrijf.
   2. Mijlpalen: Onderdeel van fases. Mijlpalen zijn belangrijke beslis- en informatiemomenten die niet vergeten mogen worden.
   3. Taken: Onderdeel van mijlpalen. Per mijlpaal voeg je eenvoudig de bijbehorende taken toe. In een taak kun je meer informatie kwijt om te zorgen dat iedereen die de taak moet uitvoeren, weet wat er wordt verwacht.
      Per taak kun je algemene informatie toevoegen en aangeven 'wat', 'hoe' en 'waarom' de taak uitgevoerd moet worden. Je kunt ook aanvullende bestanden toevoegen. Zo heb je alle informatie op één plek.

Autoplan 

Omdat taken onderdeel zijn van mijlpalen, zijn deze als het ware aan elkaar gelinkt. Hierdoor kun je bij het plannen van een project gebruik maken van de knop 'Autoplan'. Met deze knop kun je snel en efficiënt de aan een mijlpaal gekoppelde taken aan een projectplanning toevoegen.

Nadat je mijlpalen en taken aan je proces hebt toegevoegd, kun je autoplan als volgt gebruiken:

1. Open een project.
2. Sleep een mijlpaal naar gewenste plaats.
3. Selecteer een verantwoordelijke en sla op.
4. Druk rechts onderin op de mijlpaalkaart op 'Autoplan'. De aan de mijlpaal gekoppelde taken worden nu automatisch aan de planning toegevoegd.

Project aanmaken

Omdat in KYP Process projecten aangemaakt worden op basis van een proces, kun je na het aanmaken van een proces door met het aanmaken van een project.

Project aanmaken

1. Ga naar de tab 'Projecten'.
2. Druk op de knop 'Nieuw project'.
3. Geef het project een naam, locatie, projectnummer en beschrijving.
4. Kies een Proces en selecteer de gewenste fase(n) en verantwoordelijke projectmanager.

Project inplannen

Na het kiezen van het proces en de juiste mensen en afdelingen, kan het proces worden ingericht:

1. Ga naar de tab 'Projecten'.
2. Druk op de naam van een project.
3. Sleep eerst de mijlpalen (blauw) naar de gewenste week en selecteer een verantwoordelijke. Je hebt nu twee opties:
   
   1. Druk op de knop Autoplan om taken van de mijlpaal automatisch in te plannen;
   2. Sleep de taken handmatig naar de gewenste plek.
4. Sleep vervolgens de taken (geel) naar de gewenste week.
5. Als er een kaart ontbreekt, kun je deze middels 'Toevoegen' alsnog aanmaken.

Mensen aan het project toevoegen 

1. Ga naar de tab 'Projecten'.
2. Druk op de naam van een project.
   
3. Druk op een taak of mijlpaal.
4. Klik op 'Verantwoordelijk' en voeg een verantwoordelijke toe.

Kaartdetails

Om de details van een kaart te zien, klik je in het wekenoverzicht op een kaart. Rechtsonder in beeld verschijnt de kaart met alle bijbehorende details:

• Verantwoordelijk: Kies hier de persoon die voor de fase of taak verantwoordelijk is.
• Autoplan: Gebruik deze button om direct alle bijbehorende taken in te plannen zoals je in de template hebt ingepland.
• Risicokaart: Door deze button aan te klikken maak je de kaart rood en valt daardoor extra op in de planning. Je kan hiermee aangeven dat deze kaart cruciaal is en de nodige aandacht vereist.
• Archiveer: Is de kaart niet meer relevant voor het proces? Dan kun je de kaart archiveren. Het tabblad ‘Archief’ geeft.
• Gestippeld vierkantje: Hiermee draai je de kaart om en zie je de detailinformatie van de fase of taak.
  

Filterfunctie

Gebruik de filterfunctie in het projectscherm om eenvoudig door je project te zoeken. Je kan filteren op projectleden en fases (bijvoorbeeld: ontwerp maken, vergunningaanvraag, kwaliteitsborgingsplan, toezichttijden uitvoering en verklaring bouwbesluit).

Wijzigen van het bord

Vindt er een verandering plaats in de planning? Dan heeft dat effect op de rest van de planning. Om kaarten te verplaatsen sleep je deze eenvoudig met je muis naar een andere dag of week.

Een andere manier om kaarten te verplaatsen doe je door een kaart te selecteren, er verschijnen rechtsonder in beeld twee pijltjestoetsen waarmee je vervolgens een kaart kan verplaatsen.

Sneltoetsen

Meerdere kaarten tegelijk verplaatsen? Dat kan!

• Dubbelklik op mijlpaal
  Hiermee selecteer je de mijlpaal en gelijk de bijbehorende taakkaarten.
• CLTR (Mac: Command) + linkermuisknop
  Hiermee kun je meerdere taken tegelijk selecteren en verplaatsen.

Feedback

Feedback voor gebruikers

Is een taak klaar? Dan rond een gebruiker deze af door de kaart te selecteren en onder in de kaart op ‘Kaart afronden’ te klikken. Deze persoon krijgt dan een pop-upscherm te zien om feedback te geven. Je kunt twee soorten feedback geven: op jouw eigen werk en op de kaart.

Feedback op eigen werk: Hier geeft een gebruiker aan hoe de taak is gegaan door een cijfer te geven en aan te vullen met commentaar. Klinkt spannend, maar deze feedback is puur bedoeld om aan te geven of er aanpassingen in het proces nodig zijn.

Feedback op deze kaart: Hier geeft een gebruiker feedback op de inhoud van de kaart door een cijfer te geven en aanvullend commentaar in te vullen (lees: opbouwende kritiek).

Feedback voor beheerders

Klik bovenin het menu op Feedback om naar het overzicht te gaan. Je vindt hier een overzicht van alle kaarten waarop feedback is gegeven. Elke regel weergeeft een kaartnaam, fase, mijlpaal en hoeveel mensen feedback hebben gegeven.

Wanneer je op een regel klikt verschijnt rechts een menu met aanvullende details over de feedback en de mogelijkheid ‘Kaart in template aanpassen’. Gebruik deze optie om projectkaarten te verbeteren en daarmee de kwaliteit van jouw project te optimaliseren.