Modul: Analytics 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Analytics?
• Modul hinzufügen
• Analytics öffnen
• Funktionen
  • Dashboard: Post-its und KYP-Faktor
  • Einblicke pro Verantwortlichem (Projektbeteiligte)
  • Sticker-Analyse
  • Vorher-Nachher-Vergleich („Damals–Heute“)

Was ist Analytics?

Ein Bauprojekt kann sich verzögern – etwa durch Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben, wie etwa witterungsbedingte Ausfalltage, aber auch durch Abweichungen vom ursprünglichen Ablaufplan. Im Nachhinein ist es oft schwierig nachzuvollziehen, wo genau diese Verzögerung entstanden ist.

Die Funktion Analytics liefert Ihnen die notwendigen Einblicke, um Ursachen für Projektverzögerungen präzise zu identifizieren.

KYP Project erfasst automatisch verspätet abgeschlossene Aufgaben und Post-its. Darüber hinaus sehen Sie auf einen Blick, welche Post-its nachträglich eingefügt wurden – etwa zur Verlängerung von Aufgaben. Dadurch erhalten Sie datenbasierte Steuerungsmöglichkeiten und verstehen, warum Ihr Projekt ins Stocken geraten ist.

Mithilfe dieser wertvollen Erkenntnisse und der gesammelten Analytics-Daten lassen sich Planungen verständlicher, übersichtlicher und stetig besser gestalten.

Modul hinzufügen

Die Analytics-Modul ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das Sie zu Projekten hinzufügen können. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie ein noch nicht aktiviertes Projekt oder erstellen Sie ein neues Projekt.
2. Klicken Sie im nicht aktivierten Projektübersicht oder direkt im Projekt auf die Schaltfläche zur Aktivierung.
3. Wählen Sie das Modul „Analytics“ aus.
4. Folgen Sie den weiteren Schritten, um das Projekt zu aktivieren.

Analytics öffnen

Sie können KYP Analytics auf drei verschiedene Arten aufrufen:

• Über das Smiley-Symbol (grün oder rot) auf der Projektkachel in Ihrer Projektübersicht
• Über die Pfeil-Schaltfläche unten rechts in der Projektkachel
• Über das Smiley-Symbol im Schaltflächenmenü innerhalb der Planung

Funktionen

Dashboard: Post-its und KYP-Faktor

Geplante und abgehakte Post-its
Diese Grafik zeigt Ihnen die Entwicklung des Projekts. Der Unterschied zwischen der grünen Linie und der blauen Linie stellt den Rückstand dar – also die Differenz zwischen geplanten und tatsächlich erledigten Post-its und damit den Projektverzug insgesamt.

• Die gelbe gestrichelte Linie zeigt das ursprünglich geplante Projektende.

• Die durchgezogene gelbe Linie zeigt das aktuelle Projektende auf Grundlage eingetretener Verzögerungen.

• Die rote Linie markiert die ursprünglich definierte Projekt-Deadline.

KYP-Faktor
Der KYP-Faktor befindet sich oben links im Analytics-Dashboard. Der Wert liegt zwischen 0 und 100 und gibt die Wahrscheinlichkeit an, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

Berechnung: Der KYP-Faktor ergibt sich aus dem Verhältnis der zu spät abgehakten Post-its zu den eigentlich fälligen Post-its, bezogen auf die Gesamtmenge aller Post-its im Projekt.

Der Wert ist dynamisch und ändert sich täglich: Verschlechtert sich die Situation (z. B. weil neue Post-its überfällig sind), färbt sich der Wert rot. Verbessert sich der Zustand im Vergleich zum Vortag, steigt der Wert und wird wieder grün.

Die zugehörige Grafik visualisiert, wie zuverlässig die Projektbeteiligten ihre Post-its erledigen.

Bei Projekten mit Analytics wird im Projektüberblick auf den Projektkacheln ein Smiley angezeigt. Abhängig vom Analytics-Score im Vergleich zum Vortag färbt sich der Smiley rot (der Score ist niedriger als am Vortag) oder grün (der Score ist gleich oder höher als am Vortag).

Weitere Auswertungen (Tabellen)
Zusätzlich zu den Grafiken bietet KYP Analytics Tabellenansichten mit Details zu Aufgaben, Post-its und Arbeitstagen.

Bereit im Vergleich zu heute zeigt an:

• Welche Aufgaben als bereit markiert wurden (ggf. mit genehmigter Checkliste)

• Welche Post-its abgehakt wurden und wie viele insgesamt geplant sind

• Wie viele Arbeitstage bereits vergangen sind sowie die verbleibenden Tage bis zum Projektende

Zu spät Zeigt an:

• Wie viele Aufgaben eigentlich bereits hätten abgeschlossen sein sollen

• Wie viele Post-its bereits hätten abgehakt sein sollen

Zu spät abgeschlossen Zeigt an:

• Aufgaben, die verspätet abgeschlossen wurden (aber inzwischen abgeschlossen sind)

• Post-its, die verspätet abgehakt wurden (aber inzwischen erledigt sind)

Zu spät freigegeben Zeigt an:

• Wie viele Aufgaben erst nach Ablauf des letzten Post-its freigegeben wurden – das bedeutet, dass die zugehörige Checkliste verspätet genehmigt wurde.

Freigegeben ohne Checkliste Zeigt an:

• Wie viele Aufgaben freigegeben wurden, ohne dass zuvor eine Checkliste verwendet oder bestätigt wurde.

Einblicke pro Verantwortlichem (Projektbeteiligte)

Wenn Sie auf das Fabrik-Symbol klicken, erhalten Sie eine Übersicht über die Leistungen aller Projektpartner, die dem Projekt zugewiesen wurden. Folgende Informationen werden angezeigt:

• Wie viele Aufgaben der jeweilige Beteiligte im Projekt hat
• Wie viele dieser Aufgaben verspätet als „bereit“ gemeldet wurden
• Wie viele Post-its verspätet abgehakt wurden

Analyse von Stickern

Diese Funktion können Sie in Analytics über das Sticker-Symbol (Ausrufezeichen) öffnen. Wenn Sie in der Planung mit Stickern arbeiten, zeigt dieses Modul die Häufigkeit der jeweils gewählten Stickergründe an.

Je sorgfältiger Sie Ereignisse dokumentieren, desto aussagekräftiger wird diese Auswertung. Es ist daher empfehlenswert, beim Hinzufügen eines Stickers stets einen Grund anzugeben. So kann Analytics die Ursachen systematisch erfassen und analysieren.

Diese Funktion zeigt Ihnen, welche Gründe am häufigsten vorkommen – und ermöglicht es Ihnen dadurch, gezielt Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Denn: Nur wenn die Ursache klar ist, kann eine passende Lösung umgesetzt werden.

Damals–Heute

Mit der Funktion „Damals–Heute“ können Sie zwei Planungsstände auf Basis unterschiedlicher Stichtage vergleichen.

Dies verschafft Ihnen Einblick, wie die Planung zu einem früheren Zeitpunkt aussah und wie sie sich seitdem verändert hat.