Post-its
Post-its bilden das Herzstück Ihrer Planung: Mit ihnen legen Sie fest, an welchem Tag eine Aufgabe ausgeführt werden soll. Neben der Terminplanung enthalten Post-its zusätzliche Informationen wie Baufeldnummern, Beeinträchtigungen und Zugangshinweise. Dies ist praktisch sowohl für die interne Kommunikation als auch für den Bewohnerplan.
Um diese Funktion vollständig nutzen zu können, sind eine oder mehrere Rollen erforderlich:
Projektmanager
Inhaltsverzeichnis
Zweck und Funktion
Ein Post-it ist Bestandteil einer Aufgabe und zeigt die Durchlaufzeit der Tätigkeit an.
Sobald die Planung Phasen und Aufgaben enthält, können ab dem Startdatum des Projekts Post-its hinzugefügt werden.
Darüber hinaus sind Post-its eine wertvolle Informationsquelle. Sie geben unter anderem Einblick in die konkreten Tagesaktivitäten, ob diese durchgeführt wurden (also abgehakt sind) und ob es besondere Vorkommnisse gab (Aufkleber).
Einstellungen
Jedem Post-it können zusätzliche Informationen hinzugefügt werden:
- Standort: Baunummer, Ebene, Referenz*
- Aufkleber: Für Beeinträchtigung, Zugang, Sicherheit etc.
- Zeiten: Startzeit, geleistete Stunden, geschätzte Stunden
- Bemerkungen
- Lieferanten
Ein Teil der Informationen wird direkt auf dem Post-it angezeigt. Weitere Details sehen Sie, wenn Sie:
- Mit der Maus darüber fahren
- Oder darauf klicken, um alle Informationen in einem Pop-up zu sehen
Abhaken
Wenn Sie ein Post-it abhaken, markieren Sie die Arbeiten für diesen Tag als abgeschlossen. Durch konsequentes Abhaken hat der Projektleiter jederzeit Einblick in den aktuellen Projektfortschritt.
Einzelnes Post-it abhaken
- Rechtsklick auf das Post-it → Abhaken
- Oder: Klicken Sie auf das Post-it → Wählen Sie „Abhaken“ → Speichern
Mehrere Post-its gleichzeitig abhaken
- Post-its auswählen:
- Mit Shift + Klick für eine zusammenhängende Auswahl
- Oder mit Ctrl/CMD + Klick für einzelne Post-its
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“
- Klicken Sie auf „Abhaken“ → Speichern
Post-its über die App abhaken
Je nach Rolle und Aufgabenverantwortung können Sie Post-its in der mobilen App wie folgt abhaken:
- Registerkarte „Aktivitäten“ → Tippen Sie auf das Post-it → Abschließen
- Projekte → Planung → Tippen Sie auf das Post-it → Abschließen
- Projekte → Aufgaben → Tippen Sie auf das Post-it → Abschließen
Erstellen, Bearbeiten, Kopieren und Löschen
Erstellen
Wenn Sie mit der Maus in ein Kästchen hinter einer Aufgabe fahren, erscheint ein Plus-Symbol. Damit können Sie durch Klicken ein einzelnes Post-it oder durch Klicken, Ziehen und Loslassen mehrere Post-its auf einmal erstellen.
Bearbeiten
Ein Post-it kann bearbeitet werden, indem Sie darauf klicken.
Mehrere Post-its lassen sich gleichzeitig bearbeiten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Alle Post-its einer Aufgabe mit gedrückter Shift-Taste auswählen und ein Post-it anklicken
- Oder gezielte Auswahl einzelner Post-its über mehrere Aufgaben hinweg mit gedrückter Ctrl-/CMD-Taste, Klicken, Ziehen und Loslassen
Zum Bearbeiten klicken Sie oben auf die Schaltfläche „BEARBEITEN“, die erscheint, sobald eine Auswahl getroffen wurde.
💬 Mehrere Post-its lassen sich nur bearbeiten, wenn die Aufgabe noch nicht abgehakt ist.
Kopieren
Das Kopieren von Post-its funktioniert ähnlich wie das Bearbeiten:
- Ein oder mehrere Post-its auswählen
- Oben auf die Schaltfläche „KOPIEREN“ klicken
- Mit der Maus über die Planung fahren – die ausgewählten Post-its werden als Vorschau angezeigt und können durch Klicken eingefügt werden
💬 Post-its können nur kopiert werden, wenn genügend Platz vorhanden ist und keine anderen Post-its im Weg stehen. Post-its können nur in Aufgaben eingefügt werden, die noch nicht abgehakt sind.
Löschen
Auch das Löschen von Post-its ist einzeln oder in Gruppen möglich:
- Auf ein Post-it klicken und im Pop-up-Fenster „Löschen“ wählen
- Mehrere Post-its auswählen und oben auf „Löschen“ klicken
💬 Das Löschen von Post-its kann nicht rückgängig gemacht werden.
Filtern
💡 Arbeiten Sie bei Post-its lieber mit anderen Bezeichnungen als „Baunummer“, „Ebene“ und/oder „Referenz“? Kein Problem! Gehen Sie in der Planung auf „Einstellungen“, um eigene Begriffe einzutragen.
Mit der Filterfunktion können Sie Post-its gezielt filtern. Voraussetzung dafür ist, dass die Post-its korrekt ausgefüllt sind.
Post-its korrekt ausfüllen
Wenn Sie mehrere Baunummern einem Post-it zuweisen möchten, vermeiden Sie Buchstaben, Leerzeichen oder Sonderzeichen als Trennzeichen.
Verwenden Sie zur Trennung von mehreren Nummern: Komma, Zeilenumbruch oder Bindestrich für Bereiche
Filtern nach einem Kriterium
Sobald die Post-its korrekt ausgefüllt sind, können Sie problemlos filtern. Wenn Sie z. B. alle Post-its zu einer bestimmten Baunummer sehen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu „Filtern“ und wählen Sie „Nach Standort filtern:“
- Geben Sie die Baunummern ein
- Klicken Sie auf „Übernehmen“
Filtern nach zwei Kriterien
Manchmal kommen dieselben Baunummern an unterschiedlichen Orten vor, z. B. in verschiedenen Blöcken oder Straßen – häufig in Sanierungsprojekten oder im Bewohnerplan.
Wenn Sie nach einem zweiten Kriterium wie „Straßenname“ filtern möchten, tragen Sie diesen bei „Ebene“ im Post-it ein. Anschließend können Sie nach „Baunummer“ und „Ebene“ (Straßenname) filtern, um nur die Baunummern einer bestimmten Straße zu sehen.
Das Filtern funktioniert dann wie folgt:
- Gehen Sie zu „Filtern“ und wählen Sie „Nach Standort filtern:“
- Filtern Sie nach „Baunummer“ und „Ebene“
- Klicken Sie auf „Übernehmen“