Om post-its af te vinken, zijn een of meerdere rollen vereist: Projectmanager (PM), Ass. Projectmanager (APM), Projectpartner (PP), Projectbegeleider (PB)
De Projectmanager, Ass. Projectmanager en Projectbegeleider kunnen alle post-its in het project afvinken; de Projectpartner alleen de post-its van zijn eigen taken.
Inhoudsopgave
- Wat is afvinken en waarom is het belangrijk?
- Wie vinkt af tijdens de realisatie?
- Wie vinkt af tijdens de engineering en werkvoorbereiding?
- Tip: voeg de uitvoerder op tijd toe
Wat is afvinken en waarom is het belangrijk?
Afvinken is het voltooien van een post-it: je zet er een vinkje in zodra het werk klaar is. Een post-it is het dagblokje binnen een taak in je planning. Hoe je afvinkt, en hoe je met de bulk-functie meerdere post-its tegelijk afvinkt, lees je bij afvinken in het post-its-artikel.
De reden dat afvinken zo belangrijk is, is simpel: transparantie in de planning. Door af te vinken ontstaat een live standlijn: een zigzaglijn die live door je planning loopt en per taak laat zien hoever het werk echt is ten opzichte van de verticale lijn van vandaag. Vink je op tijd af, dan loopt de standlijn gelijk met vandaag; loop je achter, dan blijft de lijn zichtbaar achter. Op de contractprint verschijnt diezelfde lijn als de klassieke zaagtandvorm.
Wordt er goed afgevinkt, dan ziet iedereen in het project hetzelfde beeld:
- De uitvoerder houdt grip op zijn planning en ziet direct waar voor- of achtergelopen wordt.
- De projectpartners (onderaannemers, leveranciers en installateurs) weten waar ze aan toe zijn en wanneer ze aan de beurt zijn.
- De collega's op kantoor zien dezelfde actuele stand als de bouwplaats, zonder te hoeven bellen.
Zo zie je niet alleen hoever het werk is, maar ook of er uitdagingen aankomen, of dat ze er al zijn.
Omdat iedereen dezelfde stand ziet, ontstaat er ook sociale controle. Dat klinkt streng, maar is in de praktijk een van de mooiste dingen op de bouwplaats. Het is waar echt samenwerken om draait: deelnemers weten van elkaar waar ze mee bezig zijn. Ze spreken elkaar aan op taken en voortgang, of helpen en attenderen elkaar juist. Dat houdt de planning niet alleen actueel, maar ook scherp.
💡 Tip: afvinken voedt ook de meting in Module: Analytics (aparte betaalde module), waar je per projectpartner ziet hoe goed en hoe tijdig er wordt afgevinkt. Goed afvinken maakt die inzichten pas betrouwbaar.
Wie vinkt af tijdens de realisatie?
Wie er afvinkt is vaak een van de eerste vragen binnen een bouwer. Doet de bouwer het, of de projectpartner? En zo ja, wie dan precies? Op basis van duizenden begeleide bouwprojecten adviseert KYP het volgende.
KYP-advies: laat de projectpartner afvinken. De projectpartners werken elke dag op de bouw en weten precies hoever ze zijn. Er is geen puurdere vorm van communiceren dan hen zelf laten afvinken. Zo ontstaat gedeelde verantwoordelijkheid, wordt de uitvoerder ontzorgd en is de planning zeer actueel.
⚠️ Let op: kies dan wél iemand die dagelijks op de bouwplaats loopt. In de praktijk wordt soms de projectleider van de projectpartner gekozen, maar die loopt niet elke dag op de bouw en kan daardoor niet actueel afvinken.
In de praktijk vinkt vaak de uitvoerder zelf af. Ook dat werkt goed. De keuze hangt af van wat bij het project past:
| Projectpartner vinkt af | Uitvoerder vinkt af | |
|---|---|---|
| Voordelen | Gedeelde verantwoordelijkheid; de meest actuele stand; ontzorgt de uitvoerder | Eén iemand beheert het afvinken; de uitvoerder houdt zelf grip op zijn planning; hij loopt toch elke ochtend en middag een rondje |
| Nadelen | Projectpartners kunnen ook verkeerd afvinken | Onderaannemers dragen minder verantwoordelijkheid; het kost de uitvoerder meer tijd |
Andere collega's raadt KYP af, zowel binnen je eigen bedrijf als bij de projectpartner. Dat zijn vrijwel altijd mensen die verder van het project af staan en daardoor niet actueel kunnen afvinken.
KYP-advies: koppel afvinken aan de dagstart. Tijdens de dagelijkse stand op de bouwplaats (de dagstart) bespreek je de actuele voortgang toch al met elkaar. Vink dan meteen af.
Wie vinkt af tijdens de engineering en werkvoorbereiding?
Een groot deel van de bouwers plant inmiddels ook de engineering en werkvoorbereiding (wvb) in KYP Project. Ook daar is afvinken belangrijk, maar je gaat er vaak iets anders mee om.
Dat begint bij de schaal van de planning. In de engineering en wvb wordt vaak op weekniveau gepland. Dan is het minder nodig om echt op dagniveau af te vinken.
KYP-advies: vink minimaal 2x per week af. Bijvoorbeeld op maandag en donderdag (maandag en vrijdag liggen te dicht op elkaar). Zo hoef je het niet elke dag te doen, kun je met de bulk-functie meerdere post-its tegelijk afvinken, en heeft toch iedereen een redelijk actuele planning.
In dit deel van het bouwproces vinkt bij voorkeur de wvb'er of engineer zelf af. In de praktijk ligt het vaker bij de projectmanager of -leider, maar ook hier geldt: die staat verder van de dagelijkse praktijk af. De voorkeur van KYP ligt daarom bij degene die het werk zelf doet.
Tip: voeg de uitvoerder op tijd toe
Voeg de uitvoerder ver van tevoren toe aan de planning. Zo haal je de schutting tussen kantoor en bouwplaats weg. De uitvoerder kan vroeg meekijken en beter inschatten wanneer hij aan de slag moet. Hij kan ook eerder zelf de planning invullen, zodat het management eerder weet tot wanneer er gebouwd wordt. Hoe je een deelnemer toevoegt, lees je in Deelnemers beheren in KYP Project.