Deelnemers beheren in KYP Project

Inhoudsopgave

• Doel en functie
• Rollen toekennen en beheren
• Kleurinstellingen voor deelnemers
• Deelnemers toevoegen aan een project
• Deelnemers verwijderen
• Deelnemers overnemen uit een vorig project
• Meekijkers

Doel en functie

Deelnemers zijn de personen die toegang hebben tot een project in KYP Project. Afhankelijk van hun rol kunnen zij de planning inzien, taken beheren of alleen meekijken. Door deelnemers aan taken te koppelen, worden zij automatisch via e-mail op de hoogte gehouden van relevante werkzaamheden en wijzigingen. Zo verloopt de communicatie efficiënt en op het juiste moment, zonder dat er handmatig contact nodig is.

Rollen toekennen en beheren

Elke deelnemer krijgt een rol, waarmee wordt bepaald wat deze persoon wel of niet mag zien of aanpassen in het project. De rol bepaalt bijvoorbeeld of iemand taken mag aanmaken, analytics mag bekijken, of alleen de planning mag volgen. Je kunt rollen op elk moment wijzigen via het deelnemerscherm.

Lees hier meer over de beschikbare rollen en bijhorende rechten.

Kleurinstellingen voor deelnemers

Deelnemers kunnen een kleur toegewezen krijgen. Die kleur bepaalt de weergave van post-its voor taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

• Dezelfde kleur kan aan meerdere deelnemers worden toegekend.
• Bij het instellen van de kleur zie je hoeveel deelnemers die kleur al hebben.
• De kleur wordt automatisch toegepast op alle post-its waarvoor de deelnemer als verantwoordelijke is ingesteld.

Deelnemers toevoegen aan een project

1. Ga binnen het project naar het tabblad Deelnemers.
2. Klik op ‘+ DEELNEMER’.
3. Vul het e-mailadres in van de persoon die je wilt toevoegen.
   1. Als het adres al bekend is bij KYP, worden de voor- en achternaam automatisch getoond.
   2. Zo niet, dan ontvangt de gebruiker een uitnodiging om een account aan te maken.
4. Selecteer de gewenste rol.
5. Kies een post-it-kleur.
6. Klik op ‘Toevoegen’.

Na het toevoegen ontvangt de deelnemer een uitnodigingsmail om deel te nemen aan het project.

Deelnemers verwijderen

Een deelnemer kun je op elk moment verwijderen, ook als deze gekoppeld is als verantwoordelijke bij taken.

Wat gebeurt er bij verwijderen:

• De deelnemer wordt verwijderd uit het project;
• De koppeling aan taken vervalt automatisch;
• De kleur van bijbehorende post-its verdwijnt;
• Taken en post-its blijven intact, ook als er al iets is afgevinkt.

Deelnemers overnemen uit een vorig project

Om tijd te besparen kun je deelnemers (inclusief rollen) overnemen uit een eerder project:

1. Ga naar het tabblad Deelnemers.
2. Klik op ‘+ VORIG PROJECT’.
3. Selecteer het vorige project.
4. Vink de deelnemers aan die je wilt overnemen.
5. Wijzig indien gewenst hun rol.
6. Klik op ‘Toevoegen’.

Meekijkers

Het is ook mogelijk om een Meekijker toe te voegen. Zowel Meekijkers als deelnemers met de rol 'Alleen inzien' hebben inzage in de hele planning, maar alleen naar Meekijkers worden taakwijzigingen gecommuniceerd.

Heb je bijvoorbeeld als onderaannemer nog iemand die op de hoogte moet worden gehouden, kun je dat op deze manier doorvoeren. De Meekijker ontvangt alleen updates van taken waaraan diegene gekoppeld is.

Je voegt een meekijker als volgt toe:

1. Klik op een taak
2. Ga naar de tab 'Extra'
3. Voer onder 'Meekijker' het e-mailadres in van degene die je wil laten meekijken