Om deze functie volledig te kunnen gebruiken, zijn een of meerdere rollen vereist:
Projectmanager
Inhoudsopgave
Doel en functie
Een taak is onderdeel van een fase en bevat post-its.
Taken omschrijven doorgaans welke activiteit wordt uitgevoerd. Daarbij bieden taken de mogelijkheid om o.a. een verantwoordelijke en extra informatie toe te voegen. Vervolgens geef je aan de hand van post-its aan wanneer de activiteit daadwerkelijk wordt uitgevoerd en hoeveel dagen deze duurt.
Met taken zorg je er ook voor dat informatie of wijzigingen omtrent de activiteit naar de juiste persoon worden gecommuniceerd. Dit doe je door een verantwoordelijke in te stellen.
Instellingen
Taak detail
Taak naam: De naam van de activiteit, zichtbaar in de takenlijst en in post-its.
Verantwoordelijke: De uitvoerder of verantwoordelijke van de taak. Iemand die als verantwoordelijke is ingesteld, ontvangt communicatie van KYP, bijvoorbeeld bij het doorvoeren van wijzigingen.
Doorlooptijd: Het aantal dagen dat de activiteit duurt, in te stellen door het aantal dagen op te geven of een van- en tot-datum in te voeren. De doorlooptijd wordt in vorm van post-its op de planning getoond en kan hier, of door post-its aan te maken, worden bepaald.
Doorlopen tijdens: Of de doorlooptijd, ofwel post-its, wel of niet moeten doorlopen tijdens vrije- of onwerkbare dagen.
Herinneringen
Naast de reguliere communicatie van taken, kun je met herinneringen extra communicatie naar de verantwoordelijke versturen.
In de instellingen van het project kunnen o.a. de reactietijd en standaard herinneringen worden ingesteld.
Status
Geeft inzicht in het percentage voltooide post-its en gewerkte uren.
Extra
Een tal aan extra instellingen en opties:
| Bewonerstaak | Als je de bewonersmodule hebt, kun je hier een taak als bewonerstaak markeren en verder aanvullen. |
| Contract print | Geef per taak aan of deze in de contractprint moet worden opgenomen. |
| Documenten | Upload aan de taak gerelateerde documenten of bekijk eerder geüploade documenten. |
| Hyperlink | Voeg links toe die bijvoorbeeld verwijzen naar belangrijke informatie over de taak. |
| Meekijker | Voeg iemand als meekijker toe, waarmee je deze persoon beperkte rechten geeft. |
| Snel openen | Open taak-gerelateerde pagina's. |
Taken aanmaken, bewerken, kopiëren en verwijderen
Aanmaken
- Importeer taken in een lege planning waar nog geen taken staan door bovenin het scherm op de knop IMPORTEER PLANNING te klikken.
- Maak taken aan door bovenaan het scherm, of onderaan de takenlijst, op + TAAK te klikken.
- Maak een fase-taak aan door bovenin de knop + TAAK aan te klikken en naar de gewenste fase te slepen.
- Maak meerdere taken tegelijk aan door een externe takenlijst te kopiëren, in de takenlijst op + TAAK te klikken, te plakken en op ENTER te drukken.
Voorbeeld taken plakken vanuit Excel:
Bewerken, kopiëren en verwijderen
- Bewerk een taak door deze aan te klikken, wijzigingen door te voegen, en op Opslaan te klikken.
- Bewerk meerdere taken door deze aan te vinken en rechts bovenin het scherm op BEWERK te klikken. Op deze manier kun je ook meerdere taken KOPIËREN en VERWIJDEREN.
- Selecteer een aaneensluitende reeks taken door SHIFT in te drukken, en de eerste en laatste taak aan te vinken.
- Selecteer alle taken door bovenin de takenlijst naast 'nr.' in het selectievakje te klikken.
- Selecteer een specifieke reeks taken selecteren door eerst te FILTEREN en vervolgens alsnog alle taken te selecteren.